Contexte de la demande

Un groupe bancaire nous a sollicités pour les besoins suivants :

  • gérer la réservation de ses espaces internes
  • faciliter l’organisation des réunions de formation

Proposer les espaces du groupe pour du travail ponctuel ou des réunions

Ce groupe bancaire est en pleine rénovation de ses locaux professionnels : zones partagées adaptées aux différentes activités, salles de réunions modulables, zones de silence, salles visio… Le flex-office et le NWoW sont les maîtres-mots de leur nouvelle façon de penser et de vivre les lieux professionnels, pour le bien-être de leurs 3000 collaborateurs.

ezlink les aide à valoriser ces locaux, afin que les salariés du groupe puissent en bénéficier facilement pour :

L’accueil ponctuel inter-sites :
En télétravail ou en nomadisme, il est utile de pouvoir rejoindre un espace de travail plus proche que celui auquel on est rattaché, ou plus propice au travail que son domicile. Les conseillers bancaires sont toujours en déplacement et il est confortable pour eux de pouvoir se connecter à proximité de leur dernier rendez-vous client, sans avoir besoin de retourner à leur agence.
Gain de temps, temps de trajet réduits, temps de travail et productivité accrue grâce à un cadre favorable sont autant de bénéfices pour le salarié ou l’entreprise.

ezlink liste tous les lieux de l'entreprise, avec une recherche multi-critères : localisation, services proposés, types d'espaces, nombre de places, disponibilité, horaires d'ouverture...

Vous pouvez même savoir quels collaborateurs sont présents dans chaque lieu, s'ils se sont rendus visibles via l'application.

Les réunions :
Les réunions se déroulent uniquement dans les 250 salles du groupe afin de limiter les coûts externes. Là encore de nombreux critères de recherche sont proposés afin d’obtenir les salles les plus pertinentes.

ezlink valorise les équipements des salles de réunion, grâce à sa recherche multi-critères.

ezlink va plus loin dans la gestion des réunions : elle automatise et optimise toute leur organisation.

En télétravail, je réserve souvent une place sur le site de Vincennes.

L'ambiance de travail est plus agréable que chez moi, et je rencontre d'autres collaborateurs.

Automatiser et optimiser l'organisation des réunions de formation

Ce grand groupe organise un nombre conséquent de réunions de formation, toutes sur le même format : date imposée, nombre de participants minimal et maximal, salle de réunion interne.

Première optimisation : l'algorithme d'ezlink gère un quota minimal et un quota maximal. L'application alerte l'organisateur dès les conditions réunies, afin de sélectionner une salle.

Pour que la réunion se déroule dans les meilleures conditions pour tous, le choix de la salle doit se faire en fonction de la position géographique des participants, au moment de la réunion.

Ceci limite les déplacements, et réduit l’empreinte carbone de l’entreprise.

Deuxième optimisation : ezlink propose à l'organisateur un choix de salle géographiquement pertinentes, en fonction des participants. En effet,  l'algorithme propriétaire d'ezlink scanne les agendas des invités, géocode les événements afin de proposer des suggestions optimisées au niveau des déplacements.

L’organisation d’une réunion est une tâche excessivement chronophage et peu intéressante : gérer les disponibilités de chacun, traiter les acceptations et les refus, informer de la date, du lieu, transmettre les informations essentielles… sont autant de tâches fastidieuses qui occupent inutilement les journées des organisateurs.

Troisième optimisation : tout le processus d'invitation, gestion des acceptations / refus, choix de visioconférence (si permis par l'organisateur), est géré afin que l'organisateur ne perde pas de temps, jusqu'à la réservation de la salle. ezlink gère également les décalages ou annulations de réunions.

Les responsables RH et RSE accèdent aux tableaux de bord d'ezlink, sur les optimisations réalisées au niveau du bilan carbone.

Leurs rapports RSE et PDM sont ainsi facilités.

Ce cas client vous parle ?

Vous souhaitez valoriser vos espaces internes en facilitant leur utilisation ? Ou automatiser et optimiser l'organisation des réunions de formation ?

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